Dvanaest pitanja koja treba postaviti dobavljaču ERP-a

Prezentacija ERP sistema je predstava, i to nije prigovor — dobavljač pokazuje ono što njegov sistem radi najbolje, kao što bi svako. Problem je što se odluka o sistemu koji će firma koristiti deset godina donosi na osnovu tog sat i po.

Pitanja ispod su birana po jednom kriterijumu: da se na njih ne može odgovoriti unapred pripremljenim slajdom. Poređana su po fazama razgovora, a ne po važnosti.

O obimu i ceni

1. **Šta tačno NIJE u obimu ponude?** Odgovor na ovo je informativniji od spiska onoga što jeste. Dobavljač koji nema spreman spisak isključenja ili nije razmišljao o vašem slučaju ili ne želi da ga zapiše.
2. **Kako se naplaćuje izmena koja nije greška?** Proces se menja, zakon se menja. Vredi znati da li je izmena stavka sa cenom, deo održavanja ili nešto o čemu se svaki put pregovara iznova.
3. **Šta se dešava sa cenom kad broj korisnika poraste za trećinu?** I obrnuto — može li se smanjiti. Ugovor koji raste, a ne opada, kažnjava firmu koja se restrukturira.
4. **Koji deo posla radi vaš tim, a koji naš?** Ako na ovo nema jasne podele po fazama, sati sopstvenog tima će se pojaviti kao iznenađenje.

O podacima

1. **Kako izgleda migracija i ko usaglašava početna stanja?** Tražite da se kaže do koje tačnosti se usaglašava. „Do dinara“ i „približno“ su dva različita projekta.
2. **U kom obliku dobijamo svoje podatke ako odemo?** Ovo je najvažnije pitanje na celoj listi i najređe se postavlja. Odgovor treba da sadrži format i obuhvat — ne samo „naravno da dobijate“.
3. **Ko ima pristup našim podacima na vašoj strani i pod kojim uslovima?** Podrška koja može da uđe u produkcione podatke bez odobrenja i bez traga je rizik koji se ne vidi dok se ne dogodi.

O propisima i lokalizaciji

1. **Ko održava usklađenost sa srpskim propisima — vi ili partner?** Kod stranih sistema odgovor je najčešće partner, što znači drugi dobavljač, druga cena i drugi ciklus nadogradnje. To nije mana, ali mora da bude poznato pre potpisa.
2. **Kako sistem radi obračun za period u kom su važili drugi propisi?** Ispravka prošlogodišnje zarade ili PDV-a traži parametre koji su tada važili. Sistem koji čuva samo trenutne vrednosti tera na ručnu rekonstrukciju.

O životu posle puštanja u rad

1. **Kako izgleda nadogradnja i šta se dešava sa našim izmenama?** Ako su prilagođavanja rađena u jezgru, svaka nadogradnja je projekat. Pitajte gde žive izmene i da li nadogradnja može da ih pregazi.
2. **Koliko traje odgovor podrške i šta je definisano ugovorom?** Tražite broj, ne opis. „Brzo reagujemo“ nije obaveza.
3. **Šta se dešava ako prelazak pođe naopako i do kog trenutka je povratak moguć?** Dobavljač koji o ovome nije razmišljao planirao je svoj raspored, ne vaš rizik.

Šta tražiti da vidite, a ne da čujete

Uz pitanja idu i tri zahteva koja demo pretvaraju iz predstave u proveru.

• **Vaši podaci, ne njihovi.** Pošaljite unapred nekoliko svojih artikala, partnera i jednu neurednu ulaznu fakturu. Sistem koji radi na pripremljenom uzorku ne dokazuje ništa.
• **Jedan tok od početka do kraja.** Ne po modulima — od porudžbine do naplate, kroz sve korake, uključujući onaj gde nešto pođe naopako.
• **Ekran za izuzetke.** Tražite da vidite šta sistem radi kad nije siguran. To je jedini deo softvera koji se u prodaji nikad ne pokazuje, a u radu se koristi svaki dan.

Poslednja napomena: ova pitanja postavite i nama. Lista koja bi bila skrojena tako da samo jedan sistem prolazi ne bi vredela ni vama ni nama — i prepoznala bi se iz prvog čitanja.