Od ponude do naplaćene fakture, u jednom toku
Uslužna firma ne prodaje robu nego vreme i obećanje — a oba se lako izgube između Worda, foldera sa ugovorima i tabele u kojoj neko vodi sate. NG One vezuje ceo lanac: ponuda zna svoj ugovor, ugovor zna svoje avanse, faktura zna šta je od ugovorenog ostalo, a opomena nastaje iz dospeća umesto iz sećanja. Sat sa timesheet-a, putni nalog i podugovor nose dimenziju projekta i ulaze u isto knjiženje iz kog izlazi bruto bilans — pa je marža po projektu upit nad knjigom, a ne mesečno sklapanje tabele koja se s knjigom ionako ne slaže.
- Ponuda → ugovor → faktura
- Avansi i konačni obračun
- Ponavljajuće fakture i pretplate
- IOS, opomene, kamata
- Timesheet i marža po projektu
- Lead-to-Cash i Project-to-Cash
Šta uslužnu firmu danas košta
Problemi koji ne izgledaju skupo dok se ne saberu na kraju godine — a tada su već izgubljeni prihod, a ne trošak.
Ponuda u Wordu, ugovor u folderu, faktura u trećem sistemu
Ponuda se piše u dokumentu, šalje mejlom i tu joj se gubi trag. Ugovor živi u folderu na disku, aneks u drugom folderu, a faktura nastaje u sistemu koji za ponudu nikad nije čuo. Kad neko pita koliko je od ugovorenog fakturisano i šta je ostalo, odgovor se sklapa iz tri izvora i sa dva mišljenja — a klijent po pravilu ima svoju verziju istog računa.
Avans se uzme, a konačna faktura zaboravi da ga umanji
Avansni račun se napiše ručno, PDV po avansu se obračuna posebno, a onda konačna faktura izađe bez umanjenja za primljeni avans — ili sa umanjenjem koje se ne slaže sa knjigovodstvom. Kupac to primeti, i to je bolji ishod; lošiji je kad ne primeti niko, pa se avans zatvara mesecima kasnije, ručno, uz objašnjenje koje niko ne može da proveri.
Sati se upisuju na kraju meseca, po sećanju
Konsultant popuni tabelu poslednjeg dana u mesecu, za četiri nedelje unazad. Brojevi su okrugli jer je sećanje okruglo. Na tim brojevima se onda računa profitabilnost projekta i odlučuje o ceni sledećeg — pa se firma pita zašto projekat koji je „dobro prošao” nije doneo ništa. Sat koji se ne evidentira kad se desi nije podatak nego procena.
Šezdeset istih faktura svakog prvog u mesecu
Održavanje, licence, pretplate, mesečna naknada po ugovoru — sve to neko prekucava svakog prvog, dva dana. Kad se cena po ugovoru promeni ili se doda nova stavka, izmena mora ručno da stigne do svake fakture. Greška se ne dogodi jer je posao težak nego jer je dosadan, a dosadan posao je najskuplji posao koji čovek radi.
Naplata počinje kad novac zatreba
Opomena se šalje kad se neko seti ili kad zafali gotovine. IOS se radi jednom godišnje, pred popis, i tada se otkriva da se saldo ne slaže sa klijentom već tri kvartala. Kamata se ne obračunava jer je „neprijatno”, a kompenzacija se dogovara telefonom pa knjiži ručno. Kod uslužne firme bez zaliha, potraživanje je jedina imovina — i vodi se najlošije od svega.
Kako NG One odgovara
Šest odgovora na pet problema odozgo. Svi rade nad istim partnerom, istim ugovorom i istom glavnom knjigom — to je ono što ih čini odgovorima, a ne modulima.
Prilika, ponuda i ugovor u jednom lancu
CRM Lite nosi prilike i aktivnosti (poziv, mejl, sastanak, zadatak) vezane za partnera i dokument, sa timeline-om u Partner 360. Prilika vodi u ponudu, ponuda u nalog, a svaki dokument zna svoje poreklo i svoju verziju — pa je pitanje „šta smo tačno obećali i po kojoj ceni” upit, ne arheologija po mejlovima. Cenovnik usluga važi po datumu, pa ponuda od pre šest meseci i danas rekonstruiše cenu koju je tada nosila, bez rekonstrukcije po sećanju.
Avansi koji se sami zatvaraju u konačnom obračunu
Avansni račun, PDV po avansu i umanjenje na konačnoj fakturi su deo istog toka, a ne tri odvojene radnje koje neko mora da upamti. Konačna faktura zna koji su avansi primljeni po tom ugovoru i zatvara ih, a knjiženje nastaje iz pravila koje važi na datum dokumenta. Uz to idu knjižna odobrenja, devizne fakture i SEF kanal koji e-fakturu šalje i prima u UBL 2.1 obliku — a isti dokument puni evidencije PDV-a EEO i EPP, iz kojih izlaze POPDV i PP PDV.
Ponavljajuće fakture kao automatika, ne kao ritual
Mesečna naknada, održavanje i ugovorna stavka izlaze iz pravila: sistem pravi fakture po rasporedu, primenjuje cenovnik koji važi za taj period i ostavlja ih kao nacrt ili ih izdaje — zavisno od toga kako je pravilo podešeno. Izmena ugovora menja buduće fakture, ne prošle. Svako generisanje se prijavljuje u Automation Center, pa uvek postoji zapis šta je izdato bez ljudske ruke i po kom pravilu; kupac koji je promenio uslov ili raskinuo ugovor zaustavlja generisanje i postaje zadatak, a ne tiha greška.
Naplata koja počinje pre nego što novac zafali
Otvorene stavke po dospeću, IOS kao dokument sa istorijom slanja i odgovora, automatske opomene po nivoima kao NACRT koji čovek potvrđuje, obračun zatezne i ugovorene kamate po stopama koje su važile u periodu, i kompenzacije, cesije i asignacije kao puni dokumenti sa knjiženjem. Uvoz izvoda se uparuje po modelu 97, iznosu i partneru; neuparena stavka ostaje sa razlogom, a ne u prolaznom kontu. Projekcija priliva računa na stvarnom obrascu plaćanja svakog vašeg partnera i uz procenu kaže na koliko stavki počiva i koliki joj je raspon — procena koja se prikazuje kao merenje gora je od nikakve.
Timesheet i marža koja se vidi dok posao traje
Sat se evidentira kad se desi — po projektu, fazi i zadatku, sa odobrenjem rukovodioca i podelom na naplativo i nenaplativo — i knjiži na dimenziju projekta. Budžet po fazama i vrstama troška poredi plan i ostvarenje u toku posla i upozorava pre prekoračenja, a ne posle. Profitabilnost izlazi iz iste glavne knjige iz koje izlazi bruto bilans i uvek se s njim slaže: dimenzije stoje na stavci od prvog knjiženja, pa paralelna evidencija koja bi se s knjigom razišla nigde ni ne postoji.
Pretplate, rental i servisni ugovori
Pretplata je model, a ne ponavljajuća faktura sa fiksnim iznosom: planovi, promene plana u toku perioda, obračun srazmernog dela, obnove. Rental prati predmet kod kupca, periode, povrat i obračun po vremenu ili upotrebi. Servis i helpdesk nose ugovorene rokove odziva i rešenja, eskalacije i merenje ispunjenja SLA — na istom workflow kernelu koji već nosi odobrenja i zadatke, nad istim kupcem koji se u sistemu i naplaćuje. Domaći sistemi to po pravilu nemaju u jezgru; strani to imaju, ali bez SEF-a i POPDV-a pored toga.
Od ponude do naplaćene situacije
Atlas ovaj lanac crta kao Lead-to-Cash sa granom Project-to-Cash. Šest koraka, jedan zapis o partneru, jedna knjiga ispod svega.
- Korak 1
Prilika i ponuda
Razgovor postaje dokument. Ponuda zna svoju verziju i svoju cenu, a aktivnosti oko nje ostaju uz partnera.
- Prilika i aktivnosti u Partner 360 (CRM Lite)
- Ponuda sa verzijom i rokom važenja
- Cenovnik usluga sa datumom važenja
- Prilika → ponuda → nalog, sa vezom na poreklo
- Korak 2
Ugovor i avans
Ugovoreno se pretvara u obavezu obe strane. Avans nije poseban svet nego stavka istog lanca.
- Ugovor sa stavkama i dinamikom fakturisanja
- Avansni račun i PDV po avansu
- Elektronsko odobravanje odluke uz auditovan trag
- Kreditni limit i rokovi 45/60 na partneru
- Korak 3
Rad
Ono što se radi, tu se i beleži — sa dimenzijom projekta, da bi marža postojala dok posao traje, a ne tek posle njega.
- Projekat sa fazama i strukturom poslova (WBS)
- Zadaci, resursi i vidljiv sukob rezervacija
- Timesheet: sat kad se desi, ne na kraju meseca
- Troškovi projekta i putni nalozi na dimenziji projekta
- Korak 4
Fakturisanje
Faktura izlazi iz ugovora i iz onoga što je urađeno, a ne iz tabele koju neko održava paralelno.
- Faktura po situaciji, po roku ili po utrošku
- Ponavljajuće fakture po rasporedu (automatika)
- Umanjenje za primljene avanse na konačnoj fakturi
- e-faktura kroz SEF, u UBL 2.1 obliku
- Korak 5
Naplata
Naplata je proces sa svojim nivoima i svojim dokumentima. Sistem priprema, čovek potvrđuje.
- Otvorene stavke po dospeću, valuti i dimenziji
- IOS sa istorijom slanja i odgovora
- Opomene po nivoima kao nacrt i obračun kamate
- Kompenzacije, cesije i asignacije kao dokumenti
- Korak 6
Profitabilnost
Na kraju se pita jedno: da li je projekat doneo. Odgovor izlazi iz knjige, ne iz tabele.
- Prihod i trošak po projektu i klijentu iz glavne knjige
- Plan i ostvarenje po dimenzijama, u toku posla
- Cash-flow i controlling nad istim knjiženjem
- Projekcija priliva i rizik naplate po partneru
Prostori koji nose ovo rešenje
Rešenje nije poseban proizvod niti posebna licenca. To je isti sistem gledan iz jednog ugla, a ovi poslovni prostori nose najveći deo posla o kom stranica govori.
Prodaja i kupci
Od prilike do naplaćene fakture, u jednom lancu bez prepisivanja.
30 mogućnostiProizvodnja i operacije
Tehnička priprema, plan, pogon, kvalitet i projekti u jednom toku — sa cenom koštanja koja se ne sklapa naknadno.
30 mogućnostiFinansije i usklađenost
Knjigovodstvo Republike Srbije, dimenzije i PDV — u jezgru sistema, ne u prilogu.
30 mogućnosti
Pitanja o ovom rešenju
Obim, granice i pravila po kojima ovaj ulaz u sistem radi.
Šta uslužna firma dobija, bez ijednog radnog naloga i ijedne police u magacinu?
Ceo Lead-to-Cash i ceo Project-to-Cash. Sa jedne strane: ponuda → ugovor → avans → faktura → naplata → opomena, uz CRM Lite (prilike i aktivnosti sa timeline-om u Partner 360), ponavljajuće fakture kao automatiku, IOS, kamatu, kompenzacije, kreditne limite i uvoz izvoda sa auto-uparivanjem. Sa druge: projekat sa fazama i WBS-om, zadaci i resursi, timesheet, budžet i controlling. Ispod oba: glavna knjiga sa dimenzijama, PDV motor sa evidencijama EEO i EPP iz kojih izlaze POPDV i PP PDV, SEF kanal u oba smera i obračun zarada sa PPP-PD. Fakturisanje i merenje utrošenog vremena nisu dva sistema koja se mesečno usaglašavaju — to je jedan zapis i jedna knjiga.
Kako se rešavaju avansi i konačni obračun?
Kao jedan lanac, a ne kao tri odvojene radnje. Avansni račun nastaje iz ugovora ili naloga, PDV po avansu se obračunava po pravilu koje važi na datum dokumenta, a konačna faktura zna koji su avansi primljeni po tom ugovoru i umanjuje se za njih automatski. Knjiženje se vidi u posting preview-u pre potvrde, pa se greška hvata pre nego što postane ispravka. Kad se avans zatvara delimično ili kroz više faktura, veza ostaje na dokumentu — što je razlika između zatvaranja koje se može objasniti i zatvaranja koje se pamti.
Zašto je timesheet vezan za dimenziono knjiženje?
Zato što profitabilnost projekta ima smisla samo ako se sat knjiži na dimenziju koja postoji u glavnoj knjizi. Evidencija sati koja živi pored knjige razilazi se s njom već u prvom kvartalu, i tada imate dva broja i nijedan odgovor. U NG One sat sa timesheet-a nosi projekat, fazu i zadatak, podelu na naplativo i nenaplativo i odobrenje rukovodioca, a na knjiženju nosi dimenziju projekta — istu koju nose faktura, putni nalog i podugovor. Zato se marža po projektu i bruto bilans nikad ne razilaze: to je isti podatak gledan iz dva preseka. Dimenzije stoje na stavci od prvog knjiženja upravo zato što se naknadno ne mogu dodati bez ponovnog knjiženja istorije.
Imate li pretplate i da li su to iste stvari kao ponavljajuće fakture?
Imamo oboje, ali to nisu iste stvari — i ta razlika je izvor mnogih nesporazuma. Ponavljajuća faktura je automatika u fakturisanju: raspored iz ugovora ili naloga, cenovnik sa datumom važenja, automatsko izdavanje ili nacrt, i zapis u Automation Centru o svemu što je izašlo bez ljudske ruke. Pretplata je model: planovi, ciklusi, promena plana usred perioda, obračun srazmernog dela, pauziranje, dodatne granule. Većini uslužnih firmi treba prvo, firmama sa pravim pretplatničkim prihodom drugo, a mnogima oboje nad istim kupcem. Pitamo koje vam treba na prvom sastanku, jer je „pretplata” reč pod kojom svako misli nešto svoje.
Da li sistem šalje opomene sam?
Ne bez vaše odluke, i to je namerno. Pravilo prati dospeće i priprema opomenu po nivoima, ali rezultat je NACRT koji čovek potvrđuje, izmeni ili odbije — sva tri ishoda su ravnopravna i sva tri ostaju u tragu. Razlog nije tehnički nego poslovni: opomena poslata pogrešnom kupcu u pogrešnom trenutku košta više od svih sati koje bi automatika uštedela. Automatsko slanje bez čoveka postoji samo tamo gde je pravilo determinističko i izričito uključeno. Automation KPI vam pritom pokazuje koliko je sistem pripremio sam — brojkom iz vašeg tenanta, ne iz brošure.
Koliko traje uvođenje za uslužnu firmu i šta nosi rana prijava?
Uslužna firma je među najkraćim uvođenjima jer nema zaliha, nema radnih naloga i nema magacina: uvode se partneri, cenovnik usluga, ugovori sa dinamikom fakturisanja, otvorene stavke i kontni plan sa dimenzijama po kojima želite da merite maržu. Projekat uvođenja ide kroz analizu, migraciju, paralelni rad i go-live — na vašim ugovorima i vašoj naplati, ne na demo podacima. Prijava do 1. septembra 2026. nosi 40% popusta na cenu rešenja utvrđenu analizom vašeg obima, uz rezervacioni avans od 10%. Vrednost rane prijave nije samo popust nego redosled: vaša dinamika avansa, vaš način fakturisanja po situaciji i vaši nivoi opomena ulaze u konfiguraciju pre nego što je zaključate, a ne posle.
Srodna rešenja
Proverite NG One na svom ugovoru i svojoj naplati
Zakažite radni pregled za usluge i projekte. Prolazimo kroz vaš tok od ponude do naplate, dinamiku avansa, ponavljajuće fakture, nivoe opomena i dimenzije po kojima merite maržu — na vašim dokumentima, ne na demo podacima.