Ceo portfelj klijenata u jednom sistemu
Agencija sa četrdeset klijenata najčešće ima četrdeset instalacija, četrdeset nadogradnji i jednu tabelu na zidu koja pamti ko je predao PDV. To nije loš izbor agencije nego posledica sistema koji agencijski režim nije predvideo na početku — pa se posle rešava bazom po klijentu. NG One radi obrnuto: tenant model sa agencijskim režimom je oblik podatkovnog sloja, a ne modul iznad njega. Ceo portfelj stoji u jednom sistemu, izolacija se sprovodi na nivou baze, konfiguracija ide po klijentu bez posebne instalacije, a nadogradnja se radi jednom — za sve.
- Agencijski režim od temelja
- Izolacija podataka na nivou baze
- OCR sa predlogom knjiženja
- PDV evidencije, POPDV i PP PDV
- APR izveštaji i poreski bilans
- Jedna nadogradnja za ceo portfelj
Šta agenciju danas drži na mestu
Ovo su troškovi koji ne stoje ni u jednoj ponudi, a plaćaju se svakog meseca — vremenom ljudi koji bi radili nešto vrednije.
Četrdeset klijenata znači četrdeset instalacija
Svaki klijent ima svoju bazu, svoju verziju i svoj termin za nadogradnju. Kad se propis promeni, izmena se primenjuje četrdeset puta i naplaćuje četrdeset puta — a agencija je ta koja plaća, u licenci ili u satima. Sistem koji agencijski režim nije predvideo na početku ne može ga dobiti kasnije, jer izolacija podataka nije funkcija nego arhitektura.
Klijent donese fasciklu, a unos je prekucavanje
Dokumenta stižu u fascikli, mejlom, kroz Viber i, ako je dan dobar, skenirana. Neko ih prekucava. OCR postoji „negde”, ali ne u sistemu u kom se knjiži, pa se izvučeni podaci ponovo unose rukom. Duplikat se otkrije kad se pojavi drugi put u PDV evidenciji, a veza na prijemnicu se traži telefonom.
PDV rok je isti dan za sve klijente
Petnaesti u mesecu ne pomera se zato što agencija ima četrdeset klijenata umesto jednog. Ko je predao, ko je poslao dokumentaciju, kod koga fali izvod i ko još nije potvrdio — vodi se u tabeli, na zidu ili u glavi vlasnice agencije. Svaki mesec je isti trening iz pamćenja, i svakog meseca po neko prođe kroz mrežu.
Nema jednog ekrana sa portfeljem
Da bi se videlo ko kasni, otvara se svaka baza posebno — jedna po jedna, četrdeset puta. Poređenje statusa obaveza po klijentima ne postoji jer ne postoji mesto sa kog bi se poredilo. Konsultant koji vodi dvanaest firmi ne radi u sistemu nego između sistema, a najveći deo dana je prebacivanje konteksta.
APR sezona se preživljava, ne planira
Finansijski izveštaji se sklapaju po klijentu, ručno, u istom kratkom prozoru. Promena propisa se primenjuje u svakoj bazi posebno i uvek postoji ona jedna u koju nije stigla. Kad kontrola pita zašto je nešto proknjiženo baš tako, odgovor zavisi od toga da li se knjigovođa seća podešavanja od pre dve godine.
Kako NG One odgovara
Redom kojim agencija oseti razliku: prvo režim, pa izolacija, pa dokument koji uđe bez prekucavanja.
Agencijski režim u temelju
Tenant model sa agencijskim režimom je odluka na nivou arhitekture, a ne modul iznad nje: više pravnih lica u jednom sistemu, konfiguracija po klijentu bez posebne instalacije i jedna nadogradnja za ceo portfelj. Razlika je strukturna, a ne kozmetička — režim koji nije predviđen na početku kasnije se rešava odvojenim bazama po klijentu, i od tog trenutka agencija plaća svaku nadogradnju onoliko puta koliko ima klijenata.
Izolacija podataka na nivou baze
Izolacija se sprovodi kroz RLS u multi-tenant jezgru, a ne kroz filter u aplikaciji koji zavisi od toga da je svaki upit napisan pažljivo. Uz to ide šestoslojna autorizacija — role, opseg podataka, limiti odobrenja, razdvajanje dužnosti, maker-checker i delegacije. Konsultant vidi svoje klijente; klijent vidi sebe; kolega sa drugog portfelja ne vidi ni jedno ni drugo, i to ne zato što je ekran sakriven nego zato što baza ne vraća red.
OCR koji odbija da nagađa
Iz skenirane ili primljene fakture sistem izvlači polja i nudi predlog knjiženja. Pouzdanost se meri PO TIPU POLJA, a ne jednim procentom za dokument: kad polje nije dovoljno sigurno, ostaje prazno i traži čoveka. Duplikat se prepoznaje pre knjiženja, a veza na prijemnicu se predlaže iz konteksta. Predlog je nacrt: nalog potvrđuje knjigovođa, potvrda i odbijanje ulaze u AI trag, a OCR radi unutar dozvola korisnika i izolacije klijenta — ne vidi dokument koji čovek ne bi video.
PDV evidencije, POPDV i PP PDV
Evidencije po strukturi EEO i EPP nastaju iz istih stavki iz kojih nastaje knjiženje, a ne iz zbira na kraju meseca. POPDV i PP PDV izlaze kao XML spreman za predaju, sa drill-down-om iz svakog polja do stavki koje ga čine. Mapiranje je verzionisano po periodima — prijava za prošli period se sastavlja po šemi koja je tada važila, što je uslov tačnosti u zemlji u kojoj se propis menja u toku godine.
APR izveštaji i porez na dobit
Bilans stanja, bilans uspeha i prateći izveštaji sa generisanjem fajla za predaju kroz PIS, plus poreski bilans i prijave poreza na dobit (PB-1, PDP, PDPO) i osnovna sredstva sa dvojnom amortizacijom i PPI-1. Sve na podacima iz iste glavne knjige: izveštaj i knjiženje dele isti izvor, pa o istom periodu ne postoje dve istine koje se pred rok mire u tabeli.
Masovno knjiženje i rad nad portfeljem
Import/export okvir nosi template builder, mapiranje kolona na atribute, dry-run diff i greške po redu — pa masovan unos nije skripta nego radnja sa pregledom pre potvrde. Bulk odobrenja su deo workflow kernela. Nad istim jezgrom rade konsultantski pregled portfelja, grupne radnje i poređenje statusa obaveza po klijentu, a compliance kalendar drži rokove i promene propisa za sva pravna lica na jednom ekranu.
Mesec u agenciji
Isti ciklus, četrdeset puta. Razlika je u tome koliko ga sistem nosi, a koliko čovek pamti.
- Korak 1
Preuzimanje dokumentacije
Dokument ulazi kroz kanal kojim je stigao i odmah dobija predlog, umesto da čeka red za prekucavanje.
- SEF kanal, skener, mejl ili uvoz kroz import okvir sa dry-run diff-om
- OCR predlog polja sa pouzdanošću po tipu polja
- Provera duplikata pre knjiženja
- Provera da li je period klijenta otvoren
- Korak 2
Knjiženje
Nalog sastavlja posting engine iz pravila koja važe na datum dokumenta, a ne knjigovođa iz sećanja na podešavanje.
- Posting grupe kao konfiguracija po klijentu
- Posting preview: pun nalog pre potvrde
- Masovno knjiženje sa pregledom i greškama po redu
- Verzija pravila se upisuje na stavku knjiženja
- Korak 3
Kontrole
Usaglašavanje traje ceo mesec umesto da se zbije u tri dana pred rok.
- Otvorene stavke kupaca i dobavljača, IOS
- Uvoz izvoda i auto-uparivanje po modelu 97
- Robno-finansijsko usaglašavanje sa zalihama
- Maker-checker na blagajni i ručnim nalozima
- Korak 4
PDV
Obaveza nastaje iz stavke, pa je prijava izvod stanja, a ne rekonstrukcija meseca.
- Evidencije po strukturi EEO i EPP
- POPDV i PP PDV kao XML za predaju
- Verzionisano mapiranje po obračunskom periodu
- Rokovi iz compliance rule pack-a u kalendaru obaveza
- Korak 5
Zaključak i izveštaji
Period se zatvara po modulu pa u celini, a ponovno otvaranje ostavlja trag — jer agencija odgovara za tuđe knjige.
- Soft close po modulu, zatim hard close perioda
- Ponovno otvaranje uz odobrenje i zapis u dnevniku
- APR finansijski izveštaji — fajl za predaju kroz PIS
- Porez na dobit: PB-1, PDP, PDPO, PPI-1
- Korak 6
Portfelj
Jedan ekran sa svim klijentima umesto četrdeset otvaranja baze.
- Status obaveza po klijentu na jednom mestu
- Grupne radnje preko celog portfelja
- Compliance kalendar: rokovi i promene propisa
- Statusi integracija: SEF, banke, ePorezi
Prostori koji nose ovo rešenje
Rešenje nije poseban proizvod niti posebna licenca. To je isti sistem gledan iz jednog ugla, a ovi poslovni prostori nose najveći deo posla o kom stranica govori.
Finansije i usklađenost
Knjigovodstvo Republike Srbije, dimenzije i PDV — u jezgru sistema, ne u prilogu.
30 mogućnostiDokumenti i procesi
Jedan dokumentni kernel, jedan tok odobrenja i jedan trag odluke — ispod svakog dokumenta u sistemu.
30 mogućnosti
Pitanja o ovom rešenju
Obim, granice i pravila po kojima ovaj ulaz u sistem radi.
Šta tačno znači „agencijski režim”?
Kažemo precizno, jer se termin troši. Agencijski režim su tri stvari zajedno: više pravnih lica u jednom sistemu, izolacija podataka na nivou baze i konfiguracija po klijentu bez posebne instalacije. Na tome onda rade agencijske funkcije — konsultantski pregled portfelja, grupne radnje, poređenje statusa obaveza po klijentu, konsolidacija i intercompany. Redosled nije slučajan: funkcije se mogu dograđivati nad tenant modelom koji stoji, ali se tenant model ne može dograditi pod funkcijama. Sistem koji režim nije predvideo na početku rešava ga odvojenom bazom po klijentu, i tada nijedan ekran ne može da popravi to što nadogradnja ide četrdeset puta.
Da li svaki klijent ima svoju bazu i ko koga vidi?
Ne, i to je poenta. Klijenti žive u jednom sistemu sa izolacijom koja se sprovodi kroz RLS u multi-tenant jezgru — na nivou baze, a ne kroz filter u aplikaciji koji zavisi od toga da je svaki upit napisan pažljivo. Ko šta vidi određuje šestoslojna autorizacija: role, opseg podataka, limiti odobrenja, razdvajanje dužnosti, maker-checker i delegacije. Isto važi i za AI — copilot i OCR rade unutar dozvola korisnika i izolacije klijenta, pa ne postoji pitanje kojim se zaobilazi režim. Praktična posledica za agenciju je jedna nadogradnja za ceo portfelj umesto četrdeset, i jedna primena promene propisa umesto četrdeset.
Da li OCR knjiži umesto knjigovođe?
Ne, i namerno. Iz skenirane ili primljene fakture izvlače se polja, sastavlja se predlog knjiženja, prepoznaje se duplikat i predlaže veza na prijemnicu — ali rezultat je nacrt koji čovek potvrđuje. Ono što ga razlikuje od uobičajenog OCR-a jeste da se pouzdanost meri po TIPU POLJA, a ne jednim procentom za dokument: iznos, datum i PIB nemaju isti prag, i nesigurno polje ostaje prazno umesto da bude popunjeno verovatnom vrednošću. Potvrda i odbijanje ostaju u AI tragu, pa se posle šest meseci vidi ne samo šta je proknjiženo nego i šta je sistem predložio i ko je to prihvatio.
Kako klijent dostavlja dokumentaciju?
Kanalima koje već koristi. Ulazne fakture kroz SEF stižu direktno u sistem, bez skeniranja i bez prekucavanja — dokument koji je već strukturiran ne prolazi kroz OCR nego kroz kontrolu. Ono što stigne na papiru ili mejlom ide kroz skener i OCR predlog. Za mase podataka — početna stanja, izvodi, šifarnici, tuđi eksporti — postoji import/export okvir sa template builder-om, mapiranjem kolona na atribute, dry-run diff-om i greškama po redu. Dry-run je ovde važniji nego što izgleda: uvoz se vidi u celini pre nego što se izvrši, pa masovan unos nije skok u mrak.
Mogu li da uporedim status obaveza po svim klijentima na jednom ekranu?
Da — to je i smisao agencijskog režima. Compliance kalendar drži rokove predaje, promene propisa i status obaveza po pravnom licu na jednom mestu, a status je onoliko precizan koliko kanal vrati: pripremljeno je pripremljeno, predato je predato, a prihvaćeno je prihvaćeno tek kad SEF ili portal to potvrde. Tu razliku sistem piše doslovno umesto da je zaokruži u zeleno polje. Status koji tvrdi više nego što sistem zna gori je od praznog polja — agencija odgovara za tuđe knjige, pa joj lažna sigurnost košta više od nepoznatog.
Kako se portfelj od četrdeset klijenata prebacuje na NG One?
Klijent po klijent, ali konfiguracija jednom. Kontni okvir, posting grupe i pravila prenose se kao verzionisana konfiguracija koja se primeni na ceo portfelj, a razlike se drže kao podešavanje po klijentu — ne kao posebna instalacija. Početna stanja, partneri, šifarnici i otvorene stavke ulaze kroz import okvir: template, mapiranje kolona, dry-run diff i greške po redu, pa se svaka migracija vidi pre nego što se izvrši. Uobičajeno je da agencija krene sa nekoliko klijenata kroz jedan pun mesečni ciklus — od preuzimanja dokumentacije do PDV prijave — i tek onda prevede ostatak portfelja, jer je tada dokazano na svom PDV-u, a ne na demo podacima.
Srodna rešenja
Proverite NG One na svom portfelju klijenata
Zakažite radni pregled za knjigovodstvene agencije. Prolazimo kroz vaš mesečni ciklus, način na koji primate dokumentaciju, PDV rokove i APR sezonu — na vašim klijentima i vašim brojevima, a ne na demo firmi.