Ljudi, rad i obračun zarada

Obračun zarada je deo NG One-a i radi na istoj platformi kao ostatak sistema. Pokriva porez na dohodak sa neoporezivim iznosom, doprinose na teret zaposlenog i poslodavca sa najnižom i najvišom osnovicom, minuli rad, uvećanja za prekovremeni i noćni rad, naknade za odmor, praznike i bolovanje, topli obrok i regres, olakšice i ugovore van radnog odnosa. Nema izvoza u zaseban lokalni program i nema partnerskog dodatka koji se nadograđuje po svom ritmu. To je razlika u odnosu na strane sisteme, kod kojih je srpski payroll po pravilu tuđi posao.

Kroz paralelni rad, ne kroz prekidač. Prvo se preuzimaju matični podaci zaposlenih, ugovori i stanja dana odmora, pa se podese pravila obračuna i parametri za vašu firmu — obustave, olakšice, vrste primanja, pravilnik. Zatim najmanje dva meseca isti ulaz ide kroz NG One i kroz vaš postojeći obračun, a rezultati se porede do dinara. Svaka razlika mora da ima objašnjenje, jer je razlika uvek jedno od tri: greška u prenetim podacima, pogrešno podešeno pravilo, ili stvarno različito tumačenje propisa koje treba rešiti pre isplate, a ne posle. Stari program se gasi tek kad paralelni obračun prođe čist. Ta dva meseca su uslov za go-live, ne opcija.

PPP-PD XML se generiše iz zaključanog obračuna, sa OVP, OL i MFP oznakama i BOP-om — dakle iz istog izvora iz kog nastaju nalozi za isplatu i nalog za knjiženje, pa fajl i knjige ne mogu da se raziđu. Predaja kroz ePorezi je namerno poluautomatska: portal nema javni API, pa NG One priprema i validira predaju, potpisuje je kvalifikovanim sertifikatom i vodi evidenciju predaja i statusa, a poslednji korak ostaje na portalu. Obećanje potpune automatizacije tog koraka bilo bi netačno — i videlo bi se prvog meseca.

Oba idu kroz sistem. E-doznaka se preuzima od RFZO-a i vezuje za zaposlenog i obračunski period, pa naknada od 65% ili 100% nastaje iz doznake — sa granicom trajanja i podelom tereta između poslodavca i fonda. Elektronski zahtevi za refundaciju idu iz istog mesta i prate se po statusu, pa se u svakom trenutku zna šta je traženo, šta je odobreno i šta još stoji. CROSO prijava, odjava i promena nastaju iz radnog odnosa, a ne iz odvojene evidencije koja se ručno sinhronizuje; automatizacija ide dokle portal dozvoljava, a tamo gde portal traži ručni korak NG One pripremi i evidentira predaju umesto da se pravi da koraka nema. Za pristup ovim servisima koristite svoje naloge i ovlašćenja — spisak dobijate na početku uvođenja, pre nego što se dodirne prvi obračun.

Preobračun koristi parametre koji su važili u obračunskom periodu, a ne one koji važe danas. To je moguće jer se stope, osnovice i neoporezivi iznosi u NG One-u čuvaju sa periodom važenja, a svaka transakcija nosi referencu na verziju pravila po kom je proknjižena. Isto važi za ugovore: aneks se vezuje za original umesto da ga prepiše, pa se stanje radnog odnosa na bilo koji datum unazad rekonstruiše iz podataka. Vremenski važeći parametri su svojstvo jezgra i spadaju u ono što se ne može naknadno dodati bez prepisivanja sistema — zato je ovo pitanje koje se postavlja pre kupovine, a ne posle prve inspekcije.

Jesu, i to kao pun dokument — ne kao prilog uz zahtev za refundaciju. Putni nalog ima zahtev, odobrenje kroz isti workflow koji odobrava porudžbenicu, akontaciju, obračun po povratku i knjiženje po dimenzijama. Pokriveni su domaći i devizni nalozi, dnevnice po zemljama sa iznosima koji imaju datum od kog važe, kilometraža i mobilno podnošenje sa telefona, uz OCR koji iz priloženog računa predlaže stavku troška. Ovo je stavka koja se pri izboru ERP-a najlakše previdi, a primeti se prvog meseca rada.

Pristup podacima o zaradama ide kroz šest slojeva autorizacije: role, opseg podataka, limiti odobravanja, razdvajanje dužnosti, maker–checker i delegacije. Rukovodilac može da vidi svoj tim bez pristupa iznosima drugih organizacionih jedinica, a svaki pristup i svaka izmena ostaju u nepromenljivom dnevniku. Taj sloj je deo platforme, a ne dodatak nad njom — isti mehanizam koji razdvaja podatke između firmi na bazi razdvaja i ko unutar firme vidi iznos zarade. Isplatne liste se čuvaju trajno — to je zakonska obaveza, a ne podešavanje politike arhiviranja: u elektronskoj arhivskoj knjizi zarade stoje u kategoriji trajnog čuvanja, dok su finansijski izveštaji na 20, a glavna knjiga na 10 godina.