Kako uvesti ERP bez zastoja u poslovanju
Prelazak na novi sistem ne mora da bude događaj sa datumom i strepnjom. Može da bude proba koja se ponovi dok ne prođe čisto — i tek onda postane prelazak.
- Objavljeno
- Autor
- Konis Software
Uvođenje ERP-a se u razgovorima najčešće opisuje kao skok: postoji datum, do tog datuma se radi u starom sistemu, posle njega u novom. Taj opis je i uzrok najvećeg dela nelagode, jer skok po definiciji ima samo dva ishoda.
Ozbiljna uvođenja se ne rade tako. Prelazak se ponavlja kao proba — na punom obimu podataka, više puta — i pretvara se u stvarni prelazak tek kada proba prođe bez iznenađenja. Sve što sledi je opis kako se do toga dolazi i šta firma može da pripremi pre nego što izabere dobavljača.
Pet faza koje se ne preskaču
- 1
Popis procesa, ne popis želja
Prvi korak nije lista funkcija nego lista onoga što firma stvarno radi — ko šta pokreće, ko odobrava, gde se čeka. Sistem se bira prema tome, a ne prema broju modula u brošuri. Ovaj korak firma može da uradi sama, pre ijednog sastanka sa dobavljačem, i to je najkorisniji sat rada u celom projektu.
- 2
Podešavanje nad stvarnim podacima
Konfiguracija koja se radi nad izmišljenim primerima izgleda dobro i pada na prvom stvarnom slučaju. Šifarnici, cenovnici i pravila knjiženja se postavljaju nad kopijom stvarnih podataka firme.
- 3
Migracija sa usaglašavanjem do dinara
Partneri, artikli, početna stanja i otvorene stavke se prenose, pa se saldo u novom sistemu poredi sa starim — do dinara, ne približno. Razlika koja se ne razreši sada razrešava se kasnije, kad je skuplja.
- 4
Probni prelazak
Tim radi svoj stvaran posao u novom sistemu, na stvarnim podacima, dok stari još radi. Ovde se otkriva ono što nijedna analiza ne uhvati: koraci koje niko nije pomenuo jer se podrazumevaju.
- 5
Puštanje u rad
Kad proba prođe bez iznenađenja, prelazak je administrativna radnja, a ne događaj. Datum se bira po poslovnom kalendaru — nikad usred zatvaranja perioda ni u sezonskom vrhu.
Šta firma može da pripremi unapred
Ovo su poslovi koje niko osim firme ne može da odradi, a koji najviše skraćuju projekat. Vrede i ako se izbor dobavljača odloži za šest meseci.
- **Očistiti šifarnik partnera.** Duplikati, ugašene firme i tri varijante istog imena su najskuplji podatak za prenos, jer se svaka odluka o spajanju mora doneti ručno.
- **Srediti artikle i jedinice mere.** Isti artikal pod dva šifra i konverzije koje postoje samo u nečijoj glavi zaustave migraciju.
- **Zatvoriti staro što se može zatvoriti.** Otvorene stavke od pre nekoliko godina koje niko neće naplatiti prenose se kao teret i zbunjuju usaglašavanje.
- **Zapisati pravila koja se podrazumevaju.** Ko sme da odobri rabat preko praga, kada je nalog potvrđen, šta se dešava sa reklamacijom — ako to nije zapisano, sistem će morati da pretpostavi.
- **Odrediti ko je vlasnik projekta.** Jedna osoba sa ovlašćenjem da odlučuje. Projekti bez toga ne padaju — oni stoje.
Rizici i njihove protivmere
| Rizik | Kako se prepozna na vreme | Protivmera |
|---|---|---|
| Obim raste u hodu | Svaka nedelja donosi još jedan zahtev | Zapisan obim sa listom onoga što NIJE u njemu, i izmena kao odluka sa cenom |
| Podaci nisu spremni | Migracija se odlaže drugi put | Usaglašavanje do dinara kao uslov za sledeću fazu, ne kao formalnost |
| Ključni ljudi nemaju vremena | Sastanci se pomeraju, odluke čekaju | Vreme tima planirano unapred kao stavka projekta, ne kao dobra volja |
| Tim ne koristi sistem posle puštanja | Excel se i dalje otvara za isti posao | Obuka po ulozi nad stvarnim podacima, i gašenje starog toka sa datumom |
| Prelazak u pogrešnom trenutku | Datum pada u zatvaranje ili sezonu | Kalendar se bira pre svega ostalog |
Paralelan rad: koliko i zašto
Period u kom se radi u oba sistema je najskuplji deo projekta u satima i najjeftinije osiguranje koje postoji. Nema univerzalne dužine — jedan pun poslovni ciklus je razuman minimum, jer se tek na zatvaranju perioda vidi da li knjiženja stvarno daju isto što i pre.
Ono što jeste univerzalno: paralelan rad mora da ima kriterijum izlaska napisan unapred. Bez njega se ili prekine prerano, zbog umora, ili traje mesecima jer niko ne sme da kaže da je gotovo.
Šta uvođenje ne može da reši
Pošteno je reći i ovo, jer se najveći deo razočaranja rađa iz očekivanja koje nijedan sistem ne ispunjava. Uvođenje ne rešava proces oko kog se firma nije dogovorila. Ako dva odeljenja različito razumeju kada je posao završen, novi sistem će tu razliku samo ubrzati i učiniti vidljivijom.
To zapravo i jeste korist, samo neprijatna: ERP je najbolji dijagnostički alat koji firma može da kupi, ali dijagnozu i dalje mora da prihvati sama.