Softver za knjigovodstvene agencije: cena jednog klijenta više

Knjigovodstvena agencija bira softver po kriterijumu koji nijedna druga firma nema: ne pita koliko dobro sistem vodi jedan posao, nego koliko košta da se u njega doda još jedan klijent. Sve što se u tom sistemu radi ručno po klijentu množi se sa brojem klijenata, svakog meseca, zauvek.

Iz tog jednog kriterijuma izlazi cela lista zahteva, i ona se prilično razlikuje od liste koju bi napravila firma za sebe.

Šta agencija stvarno traži

• **Prelazak između klijenata bez odjave.** Ako se za svako pravno lice treba ponovo prijaviti, to je nekoliko minuta po prelasku, više puta dnevno, po zaposlenom.
• **Tvrda izolacija podataka.** Klijenti ne smeju da vide jedni druge, i to mora da bude osobina sistema, a ne disciplina zaposlenog.
• **Masovne radnje.** Obračun zarada, PDV prijava i zatvaranje perioda za trideset klijenata ne mogu da budu trideset istih ručnih postupaka.
• **Zajednički šifarnici gde ima smisla.** Kontni okvir, poreske stope i zakonski parametri se ne održavaju po klijentu — održavaju se jednom.
• **Rokovi na jednom mestu.** Ko još nije predao PDV, kome ističe rok za PPP-PD, koji klijent nije dostavio dokumentaciju — to je radni ekran agencije, a ne izveštaj.
• **Pristup klijenta svojim podacima.** Svaki poziv „pošaljite mi karticu kupca“ je posao koji klijent može da uradi sam, ako mu se da pogled.

Vremenski važeći parametri — tiha obaveza

Agencija češće nego bilo ko drugi radi unazad: ispravka obračuna za prošlu godinu, rekonstrukcija na zahtev kontrole, naknadna prijava. Za to je potreban sistem koji čuva parametre onako kako su važili na dan na koji se obračun odnosi — poreske stope, neoporezivi iznos, koeficijente.

Sistem koji čuva samo trenutnu vrednost tera na ručnu rekonstrukciju svaki put, a rezultat te rekonstrukcije niko ne može da proveri osim ponovnim ručnim računom. To je najskuplja tiha stavka u radu agencije i najređe se proverava pri izboru.

SEF i dokumenti: gde odlazi vreme

Otkako ulazne fakture stižu elektronski, posao agencije se pomerio sa unosa na proveru. To je dobra vest samo ako sistem prati tu promenu: dokument koji stigne kroz SEF treba da dođe do knjiženja kao predlog sa prepoznatim poljima, a čovek da potvrdi ili ispravi.

• Prijem sa SEF-a po klijentu, bez ručnog preuzimanja fajla za svakog.
• Predlog knjiženja sa poljima koja sistem nije siguran da je pročitao — označenim, a ne popunjenim nagađanjem.
• Detekcija duplikata pre knjiženja, jer ista faktura ume da stigne i mejlom i kroz SEF.
• Trag ko je šta potvrdio, jer odgovornost agencije za tuđe knjige mora da bude dokaziva.

Kada agencija preporučuje sistem klijentu

Agencija je i savetnik: klijent koji prerasta knjigovodstveni program pita svog knjigovođu šta dalje. Tu se interes agencije i klijenta poklapaju samo ako se izabere sistem u kom oboje rade nad istim podacima — klijent operativu, agencija knjige.

Alternativa je poznata i skupa: klijent radi u svom sistemu, agencija u svom, a između njih putuje izvoz. Svaki takav izvoz je mesto na kom se knjige i operativa razilaze, i svaki mesec počinje usaglašavanjem umesto radom.

NG One ima agencijski režim predviđen u modelu tenanta od početka — više pravnih lica sa tvrdom izolacijom podataka, zajednički zakonski parametri i pristup klijenta svom delu. To je arhitektonska odluka, ne podešavanje, i zato je vredi proveriti pre nego što broj klijenata poraste.