ERP ili samostalni CRM, DMS i WMS: kako da izaberete

Firma koja traži novi softver retko počinje od pitanja da li joj treba ERP. Počinje od bola: prodaja ne zna šta je obećano kupcu, ugovor se traži po mejlovima pola dana, magacin radi napamet. Iz bola se lako preskoči na kategoriju — treba nam CRM, treba nam DMS, treba nam WMS — a da se ne proveri da li je bol zaista u jednom odeljenju ili samo tamo izbija.

Razlika je presudna. Problem koji živi u jednom odeljenju rešava se samostalnim sistemom, brže i sa manje promena u ostatku firme. Problem koji nastaje na granici — između prodaje i magacina, magacina i finansija, dokumenta i knjiženja — samostalan sistem ne rešava nego pomera: dobijete bolji alat na jednoj strani granice i isti prenos podataka preko nje.

Gde problem živi, a gde samo izbija

Najlakši test je da se prati jedan podatak kroz firmu. Uzmite kupca, artikal ili ugovor i pogledajte koliko puta se upisuje i u koliko sistema. Ako se kupac vodi u jednom alatu prodaje, a sve ostalo o njemu zna knjigovodstvo koje radi dobro i ostaje, problem je u prodaji. Ako se isti kupac kuca u ponudi, pa u nalogu, pa u otpremnici, pa u fakturi, i svaki put neko proverava da li se slaže sa prethodnim, problem nije u prodaji nego u prenosu.

Isto važi za dokumente i za robu. Firma kojoj se ugovori gube u fasciklama i mejlovima ima problem pronalaženja, i on se rešava dobrim sistemom za dokumente. Firma kojoj se stanje u magacinu ne slaže sa stanjem u knjigama ima problem dve istine o istoj robi, i on se ne rešava boljim magacinskim alatom pored postojećih knjiga — rešava se tako što stanje postoji jednom.

Pet pitanja pre izbora

1. 1

   Koliko procesa deli iste matične podatke?

   Ako kupca, artikal i zalihu čitaju i menjaju prodaja, magacin, nabavka i finansije, svaki samostalan sistem znači još jednu kopiju tih podataka i još jedan prenos. Ako ih suštinski koristi jedno odeljenje, kopija je mali trošak.

2. 2

   Da li je bol lokalizovan u jednom odeljenju?

   Zapitajte ljude koji rade posao gde gube vreme. Ako svi pokazuju na isto mesto — pipeline, pretragu dokumenata, prijem robe — početak je samostalan sistem. Ako svako pokazuje na granicu sa susedom, početak je integrisani sistem.

3. 3

   Da li postojeći ERP ostaje?

   Mnoge firme imaju knjigovodstveni ili robni sistem koji pokriva propise i kojim su zadovoljne. Tada je ispravan potez dodati ono što nedostaje, a ne menjati ono što radi. Ako postojeći sistem ionako odlazi — zastareo je, ne prati propise ili ga dobavljač gasi — pitanje se menja i integrisani ERP dolazi na sto.

4. 4

   Koliko brzo rešenje mora da radi?

   Samostalan sistem menja jedan tok i uvodi se uz manje odluka u ostatku firme. ERP menja način na koji cela firma knjiži, rezerviše i odobrava, i traži analizu procesa, migraciju i period paralelnog rada. Ako je rok kratak, to je argument, ne detalj.

5. 5

   Ko vodi uvođenje?

   Uvođenje ERP-a traži ljude iz finansija, prodaje i operative koji mesecima odvajaju vreme za odluke o kontnom planu, dimenzijama i pravilima odobravanja. Ako takvih ljudi danas nema, manji i jasno omeđen projekat je pošteniji početak od velikog projekta koji nema ko da vodi.

Tipične situacije

Kada je samostalan sistem pravi izbor

Samostalan sistem nije polovično rešenje. Za firmu kojoj je problem u jednom odeljenju on je potpuno rešenje: uvodi se brže, ne dira knjigovodstvo koje radi i ne traži da cela firma istovremeno menja navike. U NG porodici za to postoje tri proizvoda, svaki sa svojim sajtom i svojim statusom.

NG CRM — kada je problem u prodaji

NG CRM pokriva prodaju i pipeline, ponude, zajednički Inbox za e-poštu, Viber preko Mailbook-a i web chat, marketing, podršku, dokumente iz šablona, analitiku, mobilni rad kroz PWA i NG Copilot asistenta koji radnju izvršava tek uz potvrdu. NG CRM je komercijalno dostupan. Detalji su na ng-crm.app.

NG DMS — kada je problem u dokumentima

NG DMS je sistem za dokumente: unos i OCR, pretraga punog teksta, klasifikacija i metapodaci, prava pristupa i izolacija podataka, tokovi odobravanja, delovodnik i arhiva, uz NG Copilot koji odgovara sa citatom tačne strane. NG DMS je komercijalno dostupan. Detalji su na ngdms.app.

NG WMS — kada je problem u magacinu

NG WMS vodi upravljanje skladištem: ulaz robe, izlaz sa pripremom i kontrolom, zalihe i dopuna pick lokacija, popis, skladišni model sa zonama i lokacijama, nalepnice, skener aplikacija i integracija sa ERP-om koji firma već ima. NG WMS je komercijalno dostupan, uz NG Copilot za pitanja o zalihama i nalozima. Detalji su na ngwms.app.

Kada je pravi izbor integrisani ERP

Integrisani ERP ima smisla kada je najveći trošak u prenosima. U NG One-u su prodaja i CRM, dokumenti i procesi i zalihe sa magacinom delovi istog sistema, nad istim matičnim podacima: prilika postaje ponuda, ponuda nalog, nalog otpremnica i faktura, a svaka od tih promena pomera isto stanje zaliha i isto knjiženje. Nema noćnog prenosa jer nema drugog sistema kome bi se nešto prenelo.

Cena te jednostavnosti je obim uvođenja. ERP traži odluke koje se donose jednom i posle teško menjaju — kontni plan, dimenzije po kojima firma meri posao, pravila odobravanja, strukturu magacina. Zato ERP nije bolji izbor od samostalnog sistema u apsolutnom smislu, nego bolji izbor za problem koji je zaista na granicama.

Šta ovaj tekst ne tvrdi

• Da je prelazak sa samostalnog proizvoda na NG One automatski. Svaki prelaz između sistema je projekat sa svojom migracijom.
• Bilo kakve cene, rokove uvođenja ili rezultate. Oni zavise od obima, a obim se utvrđuje razgovorom o vašim procesima.
• Da je jedan pristup uvek bolji. Samostalan sistem i ERP rešavaju različite probleme, i pogrešan izbor košta u oba smera.

Kako odlučiti u jednom razgovoru

Pre razgovora zapišite tri stvari: koji podatak se kod vas kuca više puta, gde ljudi najviše čekaju i šta od postojećih sistema sigurno ostaje. Iz te tri stavke se obično vidi da li je problem u jednom odeljenju ili na granicama — i koji je proizvod iz porodice pravo polazište, uključujući i odgovor da vam nijedan ne treba. Pregled cele porodice stoji na stranici Ekosistem na ovom sajtu.